Retour au centre d'aide
Obligations réglementaires

Déclaration trimestrielle EMA sur NOVA : guide complet

Comment remplir votre déclaration trimestrielle EMA sur NOVA. Guide étape par étape pour micro-entrepreneurs et organismes SAP.

En tant que professionnel des services à la personne (SAP), vous avez l'obligation de déclarer votre activité chaque trimestre sur la plateforme NOVA. Cette déclaration, appelée EMA (État Mensuel d'Activité), est un état trimestriel composé de données mensualisées. Elle permet à l'administration de suivre l'activité du secteur des services à la personne en France.

Qu'est-ce que la déclaration EMA ?

L'EMA est la déclaration trimestrielle d'activité que tout organisme de services à la personne doit produire, conformément à l'article R.7232-9 du Code du travail. Ce texte prévoit que « la personne morale ou l'entrepreneur individuel agréé produit au moins chaque trimestre un état d'activité ».

Cette déclaration est distincte de l'enregistrement initial sur NOVA (la déclaration d'activité SAP). L'enregistrement se fait une seule fois pour obtenir votre numéro SAP, tandis que l'EMA doit être remplie chaque trimestre, même si vous n'avez eu aucune activité durant la période.

Qui est concerné ?

Tous les organismes de services à la personne sont concernés, quel que soit leur statut (source : servicesalapersonne.gouv.fr) :

  • Les micro-entrepreneurs déclarés sur NOVA
  • Les entreprises individuelles et sociétés (SARL, SAS, etc.)
  • Les associations agréées ou déclarées
  • Les organismes titulaires d'un agrément ou d'une simple déclaration

Dès lors que vous disposez d'un numéro SAP et que votre déclaration est active sur NOVA, vous devez produire cette déclaration trimestrielle.

Fréquence et échéances

La déclaration EMA est trimestrielle. Vous devez la soumettre au début du trimestre suivant la période concernée :

  • T1 (janvier, février, mars) : à déclarer avant le 30 avril
  • T2 (avril, mai, juin) : à déclarer avant le 31 juillet
  • T3 (juillet, août, septembre) : à déclarer avant le 31 octobre
  • T4 (octobre, novembre, décembre) : à déclarer avant le 31 janvier de l'année suivante

Cette obligation trimestrielle est prévue par l'article R.7232-9 du Code du travail, qui impose à chaque organisme SAP de produire au minimum un état trimestriel d'activité. Il est recommandé de soumettre votre déclaration dès le début du mois d'échéance pour éviter tout oubli. Prestavance vous enverra des notifications de rappel à l'ouverture de la période, 7 jours avant l'échéance, puis la veille.

Les 4 données à déclarer chaque mois

La déclaration EMA se compose de trois blocs mensuels (un par mois du trimestre). Pour chaque mois, vous devez renseigner 4 champs :

  1. Nombre d'intervenants - Le nombre de personnes ayant réalisé des prestations. Pour un micro-entrepreneur travaillant seul, cette valeur est toujours 1.
  2. Heures - Le nombre total d'heures de prestations réalisées au cours du mois. Si vous avez travaillé 1h30, arrondissez à 2 heures (arrondi supérieur). Comptez uniquement les heures effectivement facturées ou facturables.
  3. Particuliers - Le nombre de clients distincts servis durant le mois. Si vous êtes intervenu 10 fois chez le même client, il compte pour 1.
  4. Masse salariale - La somme des salaires bruts versés à vos employés. Pour un micro-entrepreneur sans salarié, cette valeur est toujours 0.

Comment remplir la déclaration sur NOVA

  1. Connectez-vous à nova.entreprises.gouv.fr avec vos identifiants.
  2. Dans le menu, accédez à Mes statistiques puis Mes données d'activité.
  3. Cliquez sur À saisir pour afficher les périodes en attente de déclaration.
  4. Sélectionnez le trimestre concerné. Vous verrez trois blocs, un par mois.
  5. Renseignez les 4 champs pour chaque mois du trimestre.
  6. Validez chaque mois, puis soumettez l'ensemble du trimestre.

Activité nulle : déclarer quand même

Même si vous n'avez eu aucune activité durant le trimestre, vous devez impérativement soumettre la déclaration en renseignant 0 pour chaque champ. L'absence de déclaration, même avec zéro activité, expose votre organisme à des sanctions pouvant aller jusqu'au retrait de votre déclaration SAP.

Préparer votre EMA avec Prestavance

Prestavance calcule automatiquement les données de votre déclaration EMA à partir de vos factures. Rendez-vous dans Déclarations > EMA depuis le menu principal.

[Capture d'écran : page Déclarations > EMA montrant les 3 blocs mensuels avec les valeurs calculées automatiquement (heures, particuliers, intervenants, masse salariale) et les boutons Copier]

  1. Sélectionnez le trimestre et l'année à l'aide des boutons T1 à T4 et du sélecteur d'année. Le trimestre précédent est sélectionné par défaut.
  2. Consultez les valeurs calculées - heures, nombre de clients, intervenants et masse salariale sont calculés automatiquement à partir de vos factures (hors brouillons). La période de facturation de chaque facture détermine le mois de rattachement.
  3. Copiez les valeurs - utilisez les boutons « Copier » pour reporter chaque valeur directement dans le formulaire NOVA, ou « Copier tout » pour copier l'ensemble des données d'un mois.
  4. Marquez comme déclaré - une fois la déclaration soumise sur NOVA, cliquez sur « J'ai déclaré sur NOVA ». Un bandeau vert confirmera la date de soumission.

[Capture d'écran : bandeau de statut « Déclaré le ... » en vert, avec le bouton « Accéder à NOVA » et le lien vers la plateforme]

Les données EMA sont calculées à partir de la période de facturation de vos factures. Vérifiez que toutes vos factures du trimestre sont bien créées avant de reporter les valeurs sur NOVA.

Conséquences du non-respect

Le défaut de production de l'état trimestriel d'activité expose l'organisme à des sanctions prévues par le Code du travail :

  • Mise en demeure de la part de la DDETS (Direction départementale de l'emploi, du travail et des solidarités).
  • Retrait de l'agrément conformément à l'article R.7232-12 du Code du travail, en cas de défaut répété ou de refus de fourniture des états d'activité.
  • Retrait de l'enregistrement de la déclaration, aux termes de l'article R.7232-20.
  • Perte du numéro SAP et impossibilité pour vos clients de bénéficier du crédit d'impôt.

Liens utiles

Sources

Questions fréquentes

L'EMA (État Mensuel d'Activité) est la déclaration trimestrielle d'activité que tout organisme de services à la personne doit produire sur la plateforme NOVA, conformément à l'article R.7232-9 du Code du travail. Elle comprend 3 blocs mensuels avec 4 données chacun.
La déclaration EMA est trimestrielle : T1 à déclarer en avril, T2 en juillet, T3 en octobre, T4 en janvier de l'année suivante. Elle doit être soumise même en cas d'activité nulle.
En tant que micro-entrepreneur, renseignez pour chaque mois : nombre d'intervenants = 1, heures = total des heures travaillées (arrondi supérieur), particuliers = nombre de clients distincts, masse salariale = 0.
Le défaut de déclaration peut entraîner une mise en demeure, le retrait de l'agrément (article R.7232-12) ou le retrait de l'enregistrement de la déclaration (article R.7232-20), et la perte du numéro SAP.
Oui, vous devez impérativement soumettre la déclaration avec des zéros pour chaque champ. L'absence de déclaration, même avec zéro activité, vous expose à des sanctions.
Comptabilisez le total des heures de prestations réalisées au cours du mois. Arrondissez au nombre supérieur (par exemple, 1h30 = 2 heures). Prestavance calcule automatiquement ce total à partir de vos factures.
Connectez-vous à nova.entreprises.gouv.fr, puis accédez à Mes statistiques > Mes données d'activité > À saisir. Sélectionnez le trimestre concerné pour remplir les 3 mois.

Besoin d'aide supplémentaire ?

Contactez notre équipe pour toute question.