Remplir son EMA sur NOVA : préparer ses chiffres avec Prestavance

Votre état d'activité trimestriel se remplit en deux temps : d'abord vous récupérez vos chiffres dans Prestavance, ensuite vous les saisissez sur NOVA, qui est un site de l'administration totalement distinct.

Ce guide couvre les deux, dans l'ordre. Comptez une dizaine de minutes la première fois, moins ensuite.

Avant de commencer : ce qu'il vous faut

• Être déclaré comme organisme de services à la personne et disposer de votre numéro SAP. Si ce n'est pas encore fait, commencez par renseigner votre numéro SAP.

• Vos identifiants NOVA, ceux du compte que vous avez créé lors de votre déclaration. Ils ne sont pas gérés par Prestavance : en cas d'oubli, passez par l'assistance du portail.

• Un plan Standard ou supérieur dans Prestavance pour accéder au menu « Déclarations ».

Une précision importante avant d'aller plus loin : votre obligation de déclarer ne dépend d'aucune offre. Elle s'impose à vous du seul fait de votre déclaration, y compris si vous utilisez Prestavance gratuitement. Ce que vous payez, c'est le calcul automatique et le rappel d'échéance, jamais le droit d'être en règle.

Quand dois-je remplir mon EMA ?

L'obligation légale est trimestrielle. L'article R. 7232-19 du Code du travail demande à l'organisme déclaré de produire « au moins chaque trimestre un état d'activité ». Le sigle EMA, qui veut dire état mensuel d'activité, est trompeur : le mot « mensuel » ne décrit que la finesse des chiffres saisis, mois par mois à l'intérieur du trimestre. L'administration parle d'ailleurs d'un « état trimestriel d'activité, composé de données mensualisées ». Si le sigle vous embrouille, la fiche l'état mensuel d'activité (EMA) le remet à plat en trois minutes.

En pratique, vous déclarez après la fin du trimestre :

| Trimestre | Mois concernés | Vous déclarez à partir de |

|---|---|---|

| T1 | janvier, février, mars | avril |

| T2 | avril, mai, juin | juillet |

| T3 | juillet, août, septembre | octobre |

| T4 | octobre, novembre, décembre | janvier de l'année suivante |

Une nuance à connaître, parce qu'elle circule souvent déformée. Le Code du travail ne fixe aucun jour du mois : R. 7232-19 s'arrête à « au moins chaque trimestre », et R. 7232-9, applicable aux organismes agréés, dit la même chose. En revanche, le portail NOVA fixe bien une date limite de saisie, l'affiche sur votre espace « Mes statistiques » et marque « Saisie en retard » une fois cette date passée. C'est cette date-là qui compte au quotidien, et c'est elle que Prestavance reprend dans ses rappels. NOVA précise d'ailleurs sur le même écran que la saisie statistique « conditionne le maintien de votre déclaration et de votre agrément le cas échéant ». Retenez donc : l'obligation légale est trimestrielle, mais la date affichée dans NOVA est à respecter.

Partie 1 : retrouver vos chiffres dans Prestavance

1. Dans le menu latéral, ouvrez Déclarations, puis l'onglet EMA (Trimestriel). Vous arrivez sur la page Déclaration EMA, accessible directement à l'adresse vos déclarations EMA.

2. Prestavance ouvre par défaut le trimestre qui vous concerne : le plus ancien encore à déclarer, sinon le suivant à venir. Vérifiez la sélection en haut de page et ajustez au besoin avec les onglets T1 à T4 et le menu déroulant des années.

3. Lisez le bandeau d'échéance s'il est affiché. Il vous indique soit « à déclarer au plus tard le … », soit « en retard depuis le ». Aucun bandeau signifie qu'il n'y a rien d'urgent.

4. Consultez les trois cartes mensuelles, une par mois du trimestre. Chaque carte porte plusieurs valeurs et un bouton de copie à côté de chacune, plus un bouton Copier tout en bas de la carte.

5. Copiez les valeurs au fur et à mesure, ou gardez simplement l'onglet ouvert pendant votre saisie sur NOVA. C'est souvent le plus confortable.

Ce que contient exactement chaque carte

Voici ce que chacune des valeurs signifie réellement, dans l'ordre où la carte les affiche.

Nb Clients. Le nombre de clients particuliers distincts que vous avez facturés sur le mois. Seuls comptent les clients facturés pour au moins une prestation éligible aux services à la personne ; un client dont la facture du mois a été entièrement annulée par un avoir émis le même mois n'est plus compté. Les clients professionnels ne sont pas comptés ici : voyez plus bas comment leur chiffre d'affaires est traité. Une facture dont le client n'a pas pu être identifié est également exclue de ce compteur, par prudence.

Nb Heures Facturées. Le total des heures facturées à des clients particuliers, au titre d'une prestation éligible aux services à la personne, sur le mois, arrondi à l'entier supérieur. L'arrondi porte sur le total du mois, pas sur chaque ligne. Les heures des avoirs émis dans le mois sont déduites, sauf pour un avoir motivé par une « Erreur de prix sur la facture ». Prestavance additionne les lignes de vos factures dont l'unité est « Heure ». Une ligne facturée au forfait, au mètre carré ou à la prestation n'entre donc pas dans ce total, ni une ligne non éligible aux services à la personne : si vous facturez ainsi, convertissez vous-même en heures avant de reporter.

Chiffre d'affaires SAP (HT). Le total hors taxes des lignes de facture éligibles aux services à la personne, facturées à des clients particuliers sur le mois, diminué des avoirs émis dans le mois. C'est exactement le libellé « Chiffre d'affaires SAP (HT) » attendu par le formulaire NOVA.

Nb Intervenants. Cette valeur est égale à 1 dès qu'il y a de l'activité sur le mois, et à 0 sur un mois sans aucune heure ni aucun client. Prestavance ne compte pas vos salariés : le chiffre part du cas le plus courant, celui d'un entrepreneur qui intervient seul.

Chiffre d'affaires accessoire (HT). Tout le reste : chaque ligne facturée à un client professionnel, et toute ligne non éligible aux services à la personne, quel que soit le client. Un (i) sur la carte rappelle : « Les activités B2B et hors SAP, hors déclaration SAP. » Ce chiffre n'est pas à reporter sur l'EMA ; il vous permet simplement de vérifier que les deux montants réunis retombent bien sur votre chiffre d'affaires total du mois, avoirs déduits.

Masse salariale. Cette valeur est toujours égale à 0 : Prestavance ne calcule pas votre masse salariale.

Trois précisions de méthode, utiles si vous voulez retrouver le calcul à la main. Prestavance ignore vos factures en brouillon : seules les factures finalisées sont comptées. Et il rattache chaque facture au mois de sa date d'émission, et non au mois où la prestation a été réalisée : la notice NOVA définit le chiffre d'affaires SAP comme les prestations « facturées au cours du mois », et les heures comme les heures facturées au client. Une prestation de fin mars facturée début avril est donc comptée en avril. Enfin, les avoirs finalisés sont déduits du mois de leur émission : ils diminuent le chiffre d'affaires SAP ou accessoire, ainsi que les heures, sauf un avoir motivé par une « Erreur de prix sur la facture », qui ne réduit que le montant. Une facture annulée par un avoir puis refaite n'est donc comptée qu'une fois. Si les avoirs d'un mois dépassent ce qui y a été facturé, les montants et les heures affichés restent à 0, et l'excédent n'est reporté sur aucun autre mois.

Si vous facturez un acompte puis un solde, Prestavance compte chaque somme une seule fois. La facture d'acompte est comptée dans le mois de son émission, pour son montant hors taxes. La facture de solde est comptée dans le sien, pour le prix total diminué des acomptes qu'elle déduit, réglés ou non. Un acompte sur une prestation de services à la personne facturée à un particulier entre dans le chiffre d'affaires SAP, réparti comme les lignes du devis : si le devis mêle prestations éligibles et fournitures, l'acompte est partagé dans la même proportion. Les heures ne sont comptées qu'avec le solde, la facture qui les détaille. Exemple : un devis de 1 000 € HT pour 20 heures de ménage, un acompte de 300 € HT facturé en mars, le solde en avril. Mars affiche 300 € de chiffre d'affaires SAP et aucune heure ; avril affiche 700 € et 20 heures, et le client est compté dans les deux mois. La notice NOVA ne dit rien des acomptes : si votre DDETS vous indique une autre règle, ajustez les montants avant de les reporter.

⚠ Le nombre de clients particuliers reste à vérifier au cas par cas

La FAQ officielle de NOVA définit la case « bénéficiaires » comme « le nombre de clients différents pendant la période couverte ». Le compteur Nb Clients de Prestavance écarte déjà vos clients professionnels : il ne compte que vos clients particuliers facturés sur le mois.

Un organisme déclaré rend ses prestations de services à la personne à des particuliers, à leur domicile. Si vous avez facturé une entreprise, un syndic ou un comité social et économique, cette activité relève d'une activité accessoire hors services à la personne : elle n'entre pas dans cette déclaration, et elle doit rester compatible avec votre condition d'activité exclusive. En cas de doute, rapprochez-vous de votre DDETS.

Un point reste à votre charge : si une facture ne peut pas être rattachée à un client identifié dans Prestavance, elle est exclue du compteur par prudence plutôt que comptée à tort comme un particulier. Vérifiez qu'aucune de vos prestations à des particuliers n'a été facturée à un client mal renseigné, ce qui minorerait le nombre affiché.

Ce que Prestavance calcule et ce qui reste à votre charge

| Donnée du formulaire NOVA | Prestavance la calcule ? | Ce que vous devez faire |

|---|---|---|

| Heures facturées du mois | Oui, arrondies à l'entier supérieur, sous le libellé « Nb Heures Facturées » | Ajouter les prestations facturées hors Prestavance, et convertir en heures ce qui a été facturé au forfait |

| Nombre de bénéficiaires du mois | Oui, sous le libellé « Nb Clients » | Vérifier qu'aucune facture à un particulier n'est rattachée à un client mal renseigné |

| Chiffre d'affaires SAP (HT) | Oui | Ajouter les prestations éligibles facturées hors Prestavance |

| Nombre d'intervenants | Non, valeur figée à 1 dès qu'il y a de l'activité sur le mois, à 0 sinon | Saisir votre effectif réel si vous employez des salariés |

| Masse salariale | Non, valeur figée à 0 | Saisir votre masse salariale réelle si vous employez des salariés |

| Tout autre champ du formulaire | Non | Le compléter vous-même sur NOVA |

Autrement dit : Prestavance vous fait gagner l'extraction fastidieuse des heures, du nombre de clients et du chiffre d'affaires SAP, pas la saisie complète du formulaire. Nous préférons vous le dire clairement plutôt que vous laisser découvrir une case vide devant votre écran.

Deux avertissements que la page affiche d'elle-même

Prestavance affiche en permanence, sous les trois cartes, un rappel dont vous devez tenir compte : « Ces valeurs sont calculées uniquement à partir des factures créées dans Prestavance. Si vous avez émis des factures en dehors de Prestavance sur cette période, ajoutez leurs montants avant de reporter ces données sur NOVA. »

Et si le trimestre affiché a commencé avant votre inscription sur Prestavance, un second message en ambre vous le signale, avec la date de création de votre compte. Les mois entièrement antérieurs à cette date s'affichent d'ailleurs comme « Non disponible », puisque Prestavance ne dispose d'aucune facture sur ces mois-là. Reconstituez ces chiffres depuis votre ancien outil ou vos factures papier.

Partie 2 : reporter vos chiffres sur NOVA

NOVA est le portail de la Direction générale des entreprises. C'est là, et seulement là, que votre déclaration existe officiellement.

1. Depuis le bas de la page Déclaration EMA, cliquez sur Accéder à NOVA. Le portail s'ouvre dans un nouvel onglet, à l'adresse nova.entreprises.gouv.fr. Gardez l'onglet Prestavance ouvert à côté.

2. Connectez-vous avec le compte NOVA créé lors de votre déclaration. Si vous n'avez pas encore de compte, il faut d'abord le créer sur le portail : c'est un préalable à toute démarche.

3. Depuis votre tableau de bord, ouvrez la rubrique des obligations statistiques, celle qui regroupe l'état mensuel d'activité (EMA) et le tableau statistique annuel (TSA bilan).

4. Sélectionnez le trimestre que vous voulez déclarer, celui-là même que vous avez ouvert dans Prestavance.

5. Saisissez vos données mois par mois. Le formulaire attend des données mensualisées à l'intérieur du trimestre, ce qui correspond exactement aux trois cartes de Prestavance. Reportez le nombre de clients, les heures, puis le chiffre d'affaires SAP.

6. Complétez les champs que Prestavance ne calcule pas : votre effectif réel d'intervenants, votre masse salariale et tout autre élément demandé par le formulaire.

7. Validez votre déclaration sur NOVA et conservez l'accusé ou la confirmation que le portail vous propose.

8. Revenez dans Prestavance et cliquez sur J'ai déclaré sur NOVA, puis confirmez. Attention au sens de ce bouton : il enregistre le statut dans Prestavance pour arrêter les rappels d'échéance. Il ne transmet rien à NOVA, l'application vous le dit d'ailleurs dans la fenêtre de confirmation.

Une fois validée, la page affiche « Vous avez déclaré ce trimestre sur NOVA », et un bouton Réinitialiser le statut vous permet de revenir en arrière si vous vous êtes trompé de trimestre.

Pourquoi Prestavance ne remplit-il pas NOVA à ma place ?

Parce que personne ne le peut. Le portail NOVA n'expose aucune interface publique qui permettrait à un logiciel de déposer des données à votre place. Un éditeur qui vous promet la « télétransmission NOVA » vous vend, au mieux, une facilité de langage.

Ce que nous faisons à la place est plus modeste et vous fait quand même gagner votre soirée : nous pré-calculons les chiffres à partir de vos factures, nous les présentons dans l'ordre du formulaire avec un bouton de copie sur chacun, et nous vous rappelons l'échéance avant qu'elle ne passe. Vous recopiez.

Que se passe-t-il si j'oublie un trimestre ?

Ne paniquez pas, mais ne laissez pas traîner. Le préfet peut retirer l'enregistrement de votre déclaration en cas de manquement répété, notamment le défaut de production de l'état d'activité. La procédure est contradictoire : le retrait n'intervient qu'après une mise en demeure restée sans effet, et vous disposez de quinze jours pour présenter vos observations (art. R. 7232-20 du Code du travail).

La conséquence, en revanche, est sérieuse : la perte des avantages fiscaux et sociaux attachés à votre statut, donc la disparition du crédit d'impôt pour tous vos clients. Un trimestre en retard se rattrape sans drame ; un oubli qui s'installe, beaucoup moins. C'est le sujet de notre article sur les déclarations NOVA à ne pas oublier.

Et après ?

Votre EMA n'est pas votre seule obligation NOVA. Chaque année, vous devez aussi transmettre votre bilan annuel et votre tableau statistique. Là encore, le Code ne fixe pas de date aux organismes déclarés : le 30 juin que l'on lit partout provient de l'article R. 7232-12, qui ne vise que le retrait de l'agrément. Notre guide pour préparer votre TSA-Bilan suit exactement la même logique, section par section.

Pour une vue d'ensemble de vos obligations de prestataire et de ce que l'application prend en charge, voyez le logiciel des services à la personne.

Une question qui reste sans réponse ? Notre centre d'aide est là pour ça.

Questions fréquentes

Prestavance transmet-il mon EMA à NOVA ?

Non. Il n'existe aucune interface publique permettant à un logiciel de déposer des données sur NOVA. Prestavance pré-calcule vos chiffres à partir de vos factures et vous les présente prêts à recopier, avec un bouton de copie sur chaque valeur. La saisie sur NOVA reste la vôtre, et le bouton « J'ai déclaré sur NOVA » ne fait qu'enregistrer dans Prestavance que vous l'avez faite.

Le 16 du mois est-il une date légale ?

Non. L'article R. 7232-19 du Code du travail impose seulement de produire un état d'activité « au moins chaque trimestre » et ne fixe aucun jour du mois. En revanche, le portail NOVA affiche une « Date limite de saisie » par campagne et marque « Saisie en retard » lorsqu'elle est dépassée : c'est cette date qu'il faut respecter.

Le nombre affiché sous « Nb Clients » est-il directement reportable ?

Oui. La FAQ officielle de NOVA définit cette case comme « le nombre de clients différents pendant la période couverte ». Prestavance écarte déjà vos clients professionnels de ce compteur, qui ne retient que vos clients particuliers facturés sur le mois. Le point de vigilance qui reste à votre charge : une facture dont le client n'a pas pu être identifié dans Prestavance est exclue du compteur, par prudence.

Le montant affiché sous « Chiffre d'affaires SAP (HT) » est-il directement reportable ?

Oui, si vous ne facturez que des prestations de services à la personne à des particuliers. Il reprend, sur la base facturée, uniquement vos lignes éligibles facturées à des particuliers, diminuées des avoirs émis dans le mois. Le montant « Chiffre d'affaires accessoire (HT) » regroupe tout le reste (clients professionnels, lignes non éligibles) et ne se reporte pas sur l'EMA ; il sert seulement de contrôle, les deux totaux devant retomber sur votre chiffre d'affaires du mois.

Un acompte et son solde sont-ils comptés deux fois ?

Non. L'acompte est compté dans le mois de son émission, et le solde dans le sien pour le reste du prix seulement : sur l'ensemble des mois, le total retombe sur le prix de la prestation. Les heures ne sont comptées qu'une fois, avec le solde.

Que faire si j'ai facturé en dehors de Prestavance sur le trimestre ?

Ajoutez ces heures, ces clients et ce chiffre d'affaires aux valeurs affichées avant de les reporter sur NOVA. Prestavance ne connaît que les factures créées dans Prestavance et vous le rappelle sur la page. C'est le cas classique d'une première année d'utilisation, quand le trimestre a commencé avant votre inscription.

Sources

• Code du travail, article R. 7232-19 : l'organisme déclaré « produit au moins chaque trimestre un état d'activité et chaque année un bilan qualitatif et quantitatif de l'activité exercée au titre de l'année écoulée ainsi qu'un tableau statistique annuel », transmis par voie électronique au préfet. Aucun jour du mois n'y figure.

• servicesalapersonne.gouv.fr : faire mes démarches sur NOVA : création du compte NOVA, tableau de bord, suivi des demandes de modification et de renouvellement, déclaration des obligations statistiques (EMA et TSA bilan), assistance en cas de difficulté de connexion.

• servicesalapersonne.gouv.fr : les obligations réglementaires des organismes de services à la personne : « état trimestriel d'activité, composé de données mensualisées », bilan et tableau statistique annuels, attestation fiscale avant le 31 mars.

• Code du travail, article R. 7232-20 : retrait de l'enregistrement de la déclaration après mise en demeure restée sans effet, délai de quinze jours pour présenter ses observations, perte des avantages fiscaux et sociaux.

• NOVA, portail des organismes de services à la personne : dépôt de la déclaration et saisie des états d'activité.

Procédure, échéances et libellés à jour au 22 octobre 2026.