Remplir son EMA sur NOVA : préparer ses chiffres avec Prestavance

Votre état d'activité trimestriel se remplit en deux temps : d'abord vous récupérez vos chiffres dans Prestavance, ensuite vous les saisissez sur NOVA, qui est un site de l'administration totalement distinct.

Ce guide couvre les deux, dans l'ordre. Comptez une dizaine de minutes la première fois, moins ensuite.

Avant de commencer : ce qu'il vous faut

• Être déclaré comme organisme de services à la personne et disposer de votre numéro SAP. Si ce n'est pas encore fait, commencez par renseigner votre numéro SAP.
• Vos identifiants NOVA, ceux du compte que vous avez créé lors de votre déclaration. Ils ne sont pas gérés par Prestavance : en cas d'oubli, passez par l'assistance du portail.
• Un plan Standard ou supérieur dans Prestavance pour accéder au menu « Déclarations ».

Une précision importante avant d'aller plus loin : votre obligation de déclarer ne dépend d'aucune offre. Elle s'impose à vous du seul fait de votre déclaration, y compris si vous utilisez Prestavance gratuitement. Ce que vous payez, c'est le calcul automatique et le rappel d'échéance, jamais le droit d'être en règle.

Quand dois-je remplir mon EMA ?

L'obligation légale est trimestrielle. L'article R. 7232-19 du Code du travail demande à l'organisme déclaré de produire « au moins chaque trimestre un état d'activité ». Le sigle EMA, qui veut dire état mensuel d'activité, est trompeur : le mot « mensuel » ne décrit que la finesse des chiffres saisis, mois par mois à l'intérieur du trimestre. L'administration parle d'ailleurs d'un « état trimestriel d'activité, composé de données mensualisées ». Si le sigle vous embrouille, la fiche l'état mensuel d'activité (EMA) le remet à plat en trois minutes.

En pratique, vous déclarez après la fin du trimestre :

Une nuance à connaître, parce qu'elle circule souvent déformée. Le Code du travail ne fixe aucun jour du mois : R. 7232-19 s'arrête à « au moins chaque trimestre », et R. 7232-9, applicable aux organismes agréés, dit la même chose. En revanche, le portail NOVA fixe bien une date limite de saisie, l'affiche sur votre espace « Mes statistiques » et marque « Saisie en retard » une fois cette date passée. C'est cette date-là qui compte au quotidien, et c'est elle que Prestavance reprend dans ses rappels. NOVA précise d'ailleurs sur le même écran que la saisie statistique « conditionne le maintien de votre déclaration et de votre agrément le cas échéant ». Retenez donc : l'obligation légale est trimestrielle, mais la date affichée dans NOVA est à respecter.

Partie 1 : retrouver vos chiffres dans Prestavance

1. Dans le menu latéral, ouvrez Déclarations, puis l'onglet EMA (Trimestriel). Vous arrivez sur la page Déclaration EMA, accessible directement à l'adresse vos déclarations EMA.
2. Prestavance ouvre par défaut le trimestre qui vous concerne : le plus ancien encore à déclarer, sinon le suivant à venir. Vérifiez la sélection en haut de page et ajustez au besoin avec les onglets T1 à T4 et le menu déroulant des années.
3. Lisez le bandeau d'échéance s'il est affiché. Il vous indique soit « à déclarer avant le … », soit « en retard - à déclarer au plus vite ». Aucun bandeau signifie qu'il n'y a rien d'urgent.
4. Consultez les trois cartes mensuelles, une par mois du trimestre. Chaque carte porte quatre valeurs et un bouton de copie à côté de chacune, plus un bouton Copier tout en bas de la carte.
5. Copiez les valeurs au fur et à mesure, ou gardez simplement l'onglet ouvert pendant votre saisie sur NOVA. C'est souvent le plus confortable.

Ce que contient exactement chaque carte

Quatre valeurs, et seulement quatre. Voici ce que chacune signifie réellement.

Heures. Le total des heures facturées sur le mois, arrondi à l'entier supérieur. L'arrondi porte sur le total du mois, pas sur chaque ligne. Prestavance additionne les lignes de vos factures dont l'unité est « Heure ». Une ligne facturée au forfait, au mètre carré ou à la prestation n'entre donc pas dans ce total : si vous facturez ainsi, convertissez vous-même en heures avant de reporter.

Particuliers. Le nombre de clients distincts que vous avez facturés sur le mois, ce qui correspond à la définition officielle du champ. Voyez tout de même l'encadré ci-dessous : le périmètre de vos clients mérite une vérification.

Intervenants. Cette valeur est toujours égale à 1. Prestavance ne compte pas vos salariés : le chiffre part du cas le plus courant, celui d'un entrepreneur qui intervient seul.

Masse salariale. Cette valeur est toujours égale à 0, pour la même raison.

Deux précisions de méthode, utiles si vous voulez retrouver le calcul à la main. Prestavance ignore vos factures en brouillon : seules les factures finalisées sont comptées. Et il rattache chaque facture au mois où la prestation a été réalisée, d'après la date la plus ancienne parmi vos lignes de prestation ; à défaut, la période de facturation, puis la date de la facture. Une prestation de fin mars facturée début avril reste donc comptée en mars, ce qui est bien ce que NOVA attend.

⚠ Vérifiez le compteur « Particuliers » avant de le reporter

La FAQ officielle de NOVA définit cette case comme « le nombre de clients différents pendant la période couverte ». Prestavance compte donc bien ce qui est demandé : tous les clients que vous avez facturés sur le mois.

Le vrai point de vigilance est en amont. Un organisme déclaré rend ses prestations de services à la personne à des particuliers, à leur domicile. Si vous avez facturé une entreprise, un syndic ou un comité social et économique, cette activité relève d'une activité accessoire hors services à la personne : elle n'entre pas dans cette déclaration, et elle doit rester compatible avec votre condition d'activité exclusive. En cas de doute, rapprochez-vous de votre DDETS.

Concrètement : si vous facturez aussi des entreprises, des associations, des syndics ou des collectivités, le chiffre affiché est trop élevé et vous devez le corriger avant de le saisir sur NOVA. Comptez à part vos clients particuliers du mois et reportez ce nombre-là.

Si vous ne facturez que des particuliers, ce qui est le cas de la plupart des prestataires de services à la personne, la valeur est directement reportable.

Ce que Prestavance calcule et ce qui reste à votre charge

Autrement dit : Prestavance vous fait gagner l'extraction fastidieuse des heures et du nombre de clients, pas la saisie complète du formulaire. Nous préférons vous le dire clairement plutôt que vous laisser découvrir une case vide devant votre écran.

Deux avertissements que la page affiche d'elle-même

Prestavance affiche en permanence, sous les trois cartes, un rappel dont vous devez tenir compte : « Ces valeurs sont calculées uniquement à partir des factures créées dans Prestavance. Si vous avez émis des factures en dehors de Prestavance sur cette période, ajoutez leurs montants avant de reporter ces données sur NOVA. »

Et si le trimestre affiché a commencé avant votre inscription sur Prestavance, un second message en ambre vous le signale, avec la date de création de votre compte. Les mois entièrement antérieurs à cette date s'affichent d'ailleurs comme « Non disponible », puisque Prestavance ne dispose d'aucune facture sur ces mois-là. Reconstituez ces chiffres depuis votre ancien outil ou vos factures papier.

Partie 2 : reporter vos chiffres sur NOVA

NOVA est le portail de la Direction générale des entreprises. C'est là, et seulement là, que votre déclaration existe officiellement.

1. Depuis le bas de la page Déclaration EMA, cliquez sur Accéder à NOVA. Le portail s'ouvre dans un nouvel onglet, à l'adresse nova.entreprises.gouv.fr. Gardez l'onglet Prestavance ouvert à côté.
2. Connectez-vous avec le compte NOVA créé lors de votre déclaration. Si vous n'avez pas encore de compte, il faut d'abord le créer sur le portail : c'est un préalable à toute démarche.
3. Depuis votre tableau de bord, ouvrez la rubrique des obligations statistiques, celle qui regroupe l'état mensuel d'activité (EMA) et le tableau statistique annuel (TSA bilan).
4. Sélectionnez le trimestre que vous voulez déclarer, celui-là même que vous avez ouvert dans Prestavance.
5. Saisissez vos données mois par mois. Le formulaire attend des données mensualisées à l'intérieur du trimestre, ce qui correspond exactement aux trois cartes de Prestavance. Reportez les heures, puis le nombre de bénéficiaires corrigé, puis vos autres champs.
6. Complétez les champs que Prestavance ne calcule pas : votre effectif réel d'intervenants, votre masse salariale et tout autre élément demandé par le formulaire.
7. Validez votre déclaration sur NOVA et conservez l'accusé ou la confirmation que le portail vous propose.
8. Revenez dans Prestavance et cliquez sur J'ai déclaré sur NOVA, puis confirmez. Attention au sens de ce bouton : il enregistre le statut dans Prestavance pour arrêter les rappels d'échéance. Il ne transmet rien à NOVA, l'application vous le dit d'ailleurs dans la fenêtre de confirmation.

Une fois validée, la page affiche « Vous avez déclaré ce trimestre sur NOVA », et un bouton Réinitialiser le statut vous permet de revenir en arrière si vous vous êtes trompé de trimestre.

Pourquoi Prestavance ne remplit-il pas NOVA à ma place ?

Parce que personne ne le peut. Le portail NOVA n'expose aucune interface publique qui permettrait à un logiciel de déposer des données à votre place. Un éditeur qui vous promet la « télétransmission NOVA » vous vend, au mieux, une facilité de langage.

Ce que nous faisons à la place est plus modeste et vous fait quand même gagner votre soirée : nous pré-calculons les chiffres à partir de vos factures, nous les présentons dans l'ordre du formulaire avec un bouton de copie sur chacun, et nous vous rappelons l'échéance avant qu'elle ne passe. Vous recopiez.

Que se passe-t-il si j'oublie un trimestre ?

Ne paniquez pas, mais ne laissez pas traîner. Le préfet peut retirer l'enregistrement de votre déclaration en cas de manquement répété, notamment le défaut de production de l'état d'activité. La procédure est contradictoire : le retrait n'intervient qu'après une mise en demeure restée sans effet, et vous disposez de quinze jours pour présenter vos observations (art. R. 7232-20 du Code du travail).

La conséquence, en revanche, est sérieuse : la perte des avantages fiscaux et sociaux attachés à votre statut, donc la disparition du crédit d'impôt pour tous vos clients. Un trimestre en retard se rattrape sans drame ; un oubli qui s'installe, beaucoup moins. C'est le sujet de notre article sur les déclarations NOVA à ne pas oublier.

Et après ?

Votre EMA n'est pas votre seule obligation NOVA. Chaque année, vous devez aussi transmettre votre bilan annuel et votre tableau statistique. Là encore, le Code ne fixe pas de date aux organismes déclarés : le 30 juin que l'on lit partout provient de l'article R. 7232-12, qui ne vise que le retrait de l'agrément. Notre guide pour préparer votre TSA-Bilan suit exactement la même logique, section par section.

Pour une vue d'ensemble de vos obligations de prestataire et de ce que l'application prend en charge, voyez le logiciel des services à la personne.

Une question qui reste sans réponse ? Notre centre d'aide est là pour ça.

Questions fréquentes

Prestavance transmet-il mon EMA à NOVA ?

Non. Il n'existe aucune interface publique permettant à un logiciel de déposer des données sur NOVA. Prestavance pré-calcule vos chiffres à partir de vos factures et vous les présente prêts à recopier, avec un bouton de copie sur chaque valeur. La saisie sur NOVA reste la vôtre, et le bouton « J'ai déclaré sur NOVA » ne fait qu'enregistrer dans Prestavance que vous l'avez faite.

Le 16 du mois est-il une date légale ?

Non. L'article R. 7232-19 du Code du travail impose seulement de produire un état d'activité « au moins chaque trimestre » et ne fixe aucun jour du mois. En revanche, le portail NOVA affiche une « Date limite de saisie » par campagne et marque « Saisie en retard » lorsqu'elle est dépassée : c'est cette date qu'il faut respecter.

Le nombre affiché sous « Particuliers » est-il directement reportable ?

Oui. La FAQ officielle de NOVA définit cette case comme « le nombre de clients différents pendant la période couverte », et c'est exactement ce que Prestavance calcule. Le point de vigilance est ailleurs : un organisme déclaré rend ses prestations à des particuliers, à leur domicile. Une facture adressée à une entreprise ou à un syndic relève d'une activité accessoire hors services à la personne et n'entre pas dans cette déclaration.

Que faire si j'ai facturé en dehors de Prestavance sur le trimestre ?

Ajoutez ces heures et ces clients aux valeurs affichées avant de les reporter sur NOVA. Prestavance ne connaît que les factures créées dans Prestavance et vous le rappelle sur la page. C'est le cas classique d'une première année d'utilisation, quand le trimestre a commencé avant votre inscription.

Sources

• Code du travail, article R. 7232-19 : l'organisme déclaré « produit au moins chaque trimestre un état d'activité et chaque année un bilan qualitatif et quantitatif de l'activité exercée au titre de l'année écoulée ainsi qu'un tableau statistique annuel », transmis par voie électronique au préfet. Aucun jour du mois n'y figure.
• servicesalapersonne.gouv.fr : faire mes démarches sur NOVA : création du compte NOVA, tableau de bord, suivi des demandes de modification et de renouvellement, déclaration des obligations statistiques (EMA et TSA bilan), assistance en cas de difficulté de connexion.
• servicesalapersonne.gouv.fr : les obligations réglementaires des organismes de services à la personne : « état trimestriel d'activité, composé de données mensualisées », bilan et tableau statistique annuels, attestation fiscale avant le 31 mars.
• Code du travail, article R. 7232-20 : retrait de l'enregistrement de la déclaration après mise en demeure restée sans effet, délai de quinze jours pour présenter ses observations, perte des avantages fiscaux et sociaux.
• NOVA, portail des organismes de services à la personne : dépôt de la déclaration et saisie des états d'activité.

Procédure, échéances et libellés à jour au 17 août 2026.