Vérifier et comprendre une facture Factur-X dans Prestavance

En résumé

Cliquez sur « Aperçu PDF » dans l'éditeur pour voir à tout moment à quoi ressemblera votre facture. Une fois finalisée, le PDF devient un vrai Factur-X : c'est un PDF lisible contenant aussi du code invisible pour les systèmes informatiques. C'est facile à vérifier, voici comment.

Où trouver le bouton « Aperçu PDF » ?

Sur ordinateur

Quand vous êtes en train d'éditer une facture :

1. Dirigez-vous vers le haut à droite de la page, à côté du bouton « Envoyer »
2. Vous verrez un bouton avec une icône oeil et l'étiquette « Aperçu PDF »
3. Cliquez dessus

Sur téléphone

1. En bas de l'écran, vous verrez une barre d'actions flottante
2. Sous le bouton « Envoyer », une rangée de trois boutons : « Enregistrer », « Aperçu PDF » et « Finaliser »
3. Appuyez sur « Aperçu PDF »

Qu'est-ce que vous voyez au premier aperçu ?

État : brouillon (avec filigrane)

Si votre facture est encore en brouillon (non finalisée), l'aperçu affiche :

• Votre facture telle qu'elle sera imprimée
• Un filigrane « BROUILLON » en fond de page (léger, gris)
• Tous les détails : votre logo, l'en-tête avec couleur de marque, les lignes, les totaux
• Pas encore de code Factur-X (arrive après finalisation)

C'est normal. Ce filigrane disparaît dès que vous finalisez la facture.

État : finalisée (Factur-X complet)

Après avoir cliqué sur « Finaliser » et confirmé, l'aperçu montre :

• Votre facture sans filigrane, prête à être envoyée ou téléchargée
• L'apparence à l'écran reste exactement la même (PDF lisible)
• En arrière-plan (invisible à l'œil) : un code structuré appelé CII qui permet aux systèmes informatiques des clients de lire automatiquement la facture

C'est un Factur-X. Vos clients, s'ils ont des systèmes modernes, importeront les données automatiquement. Les autres verront juste un beau PDF.

Comment fonctionne un Factur-X ?

Le format : deux couches

Un Factur-X, c'est un PDF/A-3 (format très sûr pour archiver 10 ans) qui contient deux choses :

1. Couche visible : le PDF que vous imprimez ou lisez à l'écran

   • Votre logo, votre couleur de marque, toutes les infos lisibles
   • Formaté avec les règles de facturation française

2. Couche invisible : du XML appelé CII (code structuré)

   • Contient exactement les mêmes données, mais sous forme codifiée
   • Les systèmes de comptabilité la lisent et importent tout d'un coup
   • Vous ne la voyez pas, c'est normal

• Boîte de gauche : « Couche visible (PDF) » avec exemple de facture imprimée, lisible
• Boîte de droite : « Couche invisible (CII XML) » avec icône cadenas ou code, texte « Les ordinateurs la lisent »
• Flèche vers le haut : « Vous imprimez ou visualisez »
• Flèche vers le bas : « Les systèmes de comptabilité importent »

Pourquoi deux couches ?

• Vous et votre client lisez le PDF (lisible et joli)
• Les logiciels de comptabilité lisent le CII (automatique et sans erreur de saisie)
• La loi française le demande : c'est cette structure qui rend une facture conforme à la réforme

C'est un peu comme une lettre qui aurait le texte lisible et un code-barres invisible avec les mêmes infos.

Vérifier votre facture avant de finaliser

Avant la finalisation

1. Cliquez sur « Aperçu PDF » régulièrement en éditant
2. Vérifiez :
   • Le client : nom, adresse, numéro SIREN/SIRET s'il y a lieu
   • Les lignes : descriptions, quantités, prix
   • Les totaux : HT, TVA, TTC (ou juste un total si vous êtes en franchise)
   • Vos coordonnées : logo, adresse, contact (remplies automatiquement depuis vos paramètres)
   • Les mentions légales : pénalités de retard, conditions de paiement, etc.

3. Si quelque chose ne vous plaît pas, fermez l'aperçu et modifiez la facture
4. Rafraîchissez l'aperçu autant que vous voulez, sans limite

Après la finalisation

Une fois finalisée, vous pouvez :

• Imprimer : cliquez sur l'icône imprimante
• Télécharger en PDF : cliquez sur l'icône de téléchargement
• Envoyer par email : le bouton « Envoyer » crée un email avec la facture en pièce jointe

Attention : après finalisation, vous ne pouvez plus éditer cette facture. Si vous avez besoin de la corriger, vous créerez un avoir (facture d'annulation) ou une nouvelle facture. C'est pour protéger vos données légales.

Comprendre ce qu'est « Factur-X »

Que signifie le nom Factur-X ?

• Factur = facturation (français)
• X = "croix" pour désigner la compatibilité croisée, format universel franco-allemand (créé ensemble par la France et l'Allemagne)

En quoi c'est important pour vous ?

À partir de septembre 2027, vos factures à des clients professionnels devront être en format électronique structuré. Factur-X en est le format de référence en France. Vos factures à des particuliers, elles, ne changent pas.

Bonne nouvelle : Prestavance le fait pour vous automatiquement, et sur tous les forfaits, même gratuit. Vous n'avez rien à faire, pas de choix à faire, pas de conformité à vérifier manuellement. Quand vous finalisez une facture, c'est déjà un Factur-X complet, valide et légal.

Qui lit le Factur-X ?

• Vous : le PDF, à l'écran ou en impression
• Vos clients : le PDF s'ils veulent, ou le code automatiquement s'ils ont un logiciel moderne (comptabilité, ERP, facturier)
• Les autorités fiscales : le code CII invisible, une fois la facture transmise par votre plateforme agréée

Questions fréquentes

« Le filigrane BROUILLON compte dans ma facture officielle ? »

Non. C'est uniquement pour vous indiquer que la facture n'est pas finalisée. Une fois finalisée, il disparaît complètement.

« Je dois faire quelque chose avec le XML caché ? »

Non. Prestavance le génère et l'embed automatiquement. Vous ne le verrez jamais, c'est normal.

« Je peux éditer un Factur-X après l'avoir finalisé ? »

Non. Cela sécurise vos données. Si vous avez besoin de corriger, créez un avoir (facture d'annulation) ou une nouvelle facture. Votre comptabilité sera transparente.

« Quel logiciel me faut-il pour lire le XML ? »

Aucun. Le PDF se lit avec n'importe quel lecteur PDF (Adobe, navigateur, etc.). Le code CII est juste véhiculé à l'intérieur, votre client ou son logiciel le trouvera automatiquement.

« Et si je veux quand même vérifier ce que contient la couche invisible ? »

Prestavance ne propose pas d'affichage du XML : le format Factur-X est conçu pour que cette couche reste invisible, et aucun lecteur PDF courant ne l'expose. Si vous voulez malgré tout un contrôle indépendant, téléchargez votre facture finalisée puis déposez-la dans un validateur de facture électronique gratuit, par exemple celui de Super PDP. Il ouvre le fichier, lit la couche CII et vous dit si elle respecte la norme EN 16931, qui est justement le profil que Prestavance génère.

C'est une vérification de confort, pas une obligation : vous n'avez aucune démarche à faire pour que vos factures soient conformes.

« Si mon client n'a pas de logiciel moderne, il n'y a un problème ? »

Non. Votre client lira toujours le PDF normal et lisible. Le code CII n'empêche rien, il ajoute juste de la commodité pour ceux qui peuvent l'utiliser.

Prochaines étapes

Vous avez finalisé votre facture et vu l'aperçu ?

• En savoir plus sur ce que Prestavance génère pour vous
• Comprendre le format Factur-X en détail, ou lire la définition de Factur-X
• Situer la réforme dans son ensemble avec notre guide de la facturation électronique 2026