Des factures toujours conformes : mentions légales injectées automatiquement

L'essentiel. Une facture conforme ne se retient pas de tête. Les mentions obligatoires changent selon qui vous êtes, selon votre régime de TVA et selon que votre client est un particulier ou un professionnel. Prestavance les écrit pour vous, au bon endroit, sur chaque devis, chaque facture et chaque avoir.

Vous voyez le résultat en direct pendant que vous saisissez. Ce que vous lisez dans l'éditeur est exactement ce que recevra votre client. Et cela fonctionne sur toutes les offres, y compris l'offre gratuite : la conformité n'est pas une option payante.

Pourquoi c'est un vrai casse-tête, même quand on est sérieux

Un prestataire de services à la personne (SAP) n'a pas un profil, il en a plusieurs à la fois. Vous êtes peut-être entrepreneur individuel, en franchise en base de TVA, déclaré SAP, et vous facturez lundi une particulière puis mardi une copropriété.

Chacune de ces caractéristiques ajoute ou retire des mentions. Et elles ne s'additionnent pas bêtement : certaines s'excluent, d'autres changent de formulation selon le contenu de la facture.

Le résultat, c'est un tableau à quatre couches que personne ne devrait avoir à tenir de mémoire :

La liste officielle complète figure sur service-public.fr (fiche F31808, consultée en août 2026). Nous en avons tiré la check-list complète des mentions obligatoires, qui reprend chaque ligne une par une avec son texte de référence.

Le piège numéro un. Beaucoup de modèles trouvés en ligne mettent les pénalités de retard et les 40 € sur toutes les factures. C'est une erreur : ces mentions relèvent des relations entre professionnels. Service-public.fr est explicite, l'indemnité forfaitaire de 40 € ne peut être réclamée qu'à un client professionnel (source : service-public.fr, fiche F23208, consultée en août 2026). Sur une facture à un particulier, elles n'ont rien à faire. Nous détaillons cela dans notre guide sur les mentions réservées aux clients professionnels.

Ce que Prestavance écrit à votre place

Prestavance ne vous propose pas un modèle à remplir. Il regarde trois choses au moment où vous créez le document : votre profil, votre client et le contenu des lignes. Puis il compose le bloc de mentions correspondant.

Concrètement, voici ce qui apparaît tout seul.

Votre identité légale, écrite comme la loi l'exige

La première ligne du bloc reprend votre dénomination complète, avec votre SIREN, votre ville d'immatriculation RCS, votre numéro de TVA intracommunautaire et votre code APE quand ils s'appliquent.

Si vous êtes entrepreneur individuel, elle porte la mention « EI » collée à votre nom. Ce n'est pas un détail cosmétique : depuis le 15 mai 2022, l'article L. 526-22 du Code de commerce impose que votre nom soit « précédé ou suivi immédiatement » des mots « Entrepreneur individuel » ou des initiales « EI » sur tous vos documents professionnels (source : décret 2022-725).

Comme la mention fait partie de votre dénomination, elle ne peut pas se contenter du pied de page. Prestavance l'écrit aussi dans l'en-tête du document, là où votre nom apparaît en premier. Votre nom commercial, lui, ne porte jamais « EI » et ne remplace jamais votre dénomination légale : il vient en plus. Tout le sujet est décortiqué dans notre article sur la mention « EI » sur vos factures, et résumé en quelques lignes dans notre définition de la mention « EI ».

Vos mentions de TVA, selon votre régime

Si vous êtes en franchise en base de TVA, Prestavance imprime la formule exacte attendue : « TVA non applicable, art. 293 B du CGI ». Pas une paraphrase, la formule verbatim.

Si vous avez opté pour le paiement de la taxe d'après les débits, ou si l'opération relève de l'autoliquidation, les mentions correspondantes s'ajoutent d'elles-mêmes. Celle d'autoliquidation est même verrouillée dans l'éditeur : elle est légalement obligatoire, il n'y a pas de raison de pouvoir la retirer.

Vos mentions de services à la personne

Dès que votre numéro SAP est renseigné dans votre profil, chaque document porte le type de prestation, votre mode d'intervention (Prestataire ou Mandataire) et votre numéro.

Et si votre client est un particulier avec des prestations éligibles, la clause de crédit d'impôt s'ajoute : « Les prestations de service facturées peuvent ouvrir droit au crédit d'impôt de 50 % sous réserve de conditions et de plafonds légaux (art. 199 sexdecies du CGI). Les règlements effectués en espèces n'ouvrent pas droit au crédit d'impôt. »

Le cas délicat est celui de la facture mixte, quand vous facturez de la main-d'œuvre et du matériel sur le même document. Là, la clause change de forme et chiffre la part éligible en euros, parce qu'annoncer 50 % sur la totalité serait faux. C'est le genre de calcul qu'on rate un jour de fatigue, et que le logiciel ne rate jamais. Nous expliquons ce mécanisme dans notre article sur les règles de langue et de facture mixte.

Les mentions qui dépendent de votre client

C'est ici que le moteur travaille le plus.

Face à un professionnel, Prestavance ajoute les pénalités de retard, l'indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement (art. D. 441-5 du Code de commerce) et la mention d'escompte. Cette dernière surprend souvent : même quand vous n'accordez aucun escompte, l'article L. 441-9 du Code de commerce impose de préciser les conditions d'escompte applicables en cas de paiement anticipé. C'est pourquoi vos factures professionnelles portent la mention « escompte néant », sous la forme « Escompte pour paiement anticipé : néant. »

Face à un particulier, ces trois mentions disparaissent, et deux autres peuvent apparaître : votre médiateur de la consommation dès que vous l'avez renseigné, et la garantie légale de conformité de 2 ans si votre facture comporte une vente de biens. Une facture de pure prestation de services en est exempte.

Enfin, si la prestation s'est déroulée à une adresse différente de l'adresse de facturation, la ligne « Adresse de prestation » apparaît toute seule.

Pour comprendre en détail les mentions réservées au B2B, lisez notre fiche sur les pénalités de retard, et la définition générale des mentions obligatoires si le vocabulaire vous manque.

Les trois raisons pour lesquelles ça tient vraiment

Beaucoup de logiciels affichent des mentions. Trois choix de conception font la différence chez Prestavance.

1. Un seul calcul, trois destinations

Les mentions ne sont pas recopiées d'un écran à l'autre. Un même calcul alimente l'aperçu de l'éditeur, le PDF envoyé à votre client et le fichier Factur-X transmis au format électronique, où les mêmes informations sont portées dans les champs structurés prévus par le format. Les textes du PDF ne sont écrits qu'à un seul endroit dans le logiciel.

Cela veut dire une chose simple, et rassurante : ce que vous voyez dans l'éditeur est exactement ce que reçoit votre client. Pas de mauvaise surprise à l'ouverture du PDF.

2. Les mentions sont figées au moment de l'envoi

Vous changez de régime de TVA en octobre. Vos factures de mars doivent-elles changer de mention ? Non, évidemment : elles décrivent votre situation de mars.

Prestavance fige donc votre profil sur la facture à l'instant de l'envoi. Régime de TVA, option TVA, numéro SAP, numéro NAN, médiateur de la consommation : tout est photographié. Un document envoyé ne change jamais de mentions, même si vous modifiez ensuite vos paramètres. C'est ce qui rend vos archives cohérentes en cas de contrôle.

La même logique gouverne votre numérotation. L'article 242 nonies A de l'annexe II du Code général des impôts impose un numéro unique fondé sur une séquence chronologique et continue. Prestavance attribue le numéro côté serveur au moment de l'envoi, jamais au brouillon, avec un compteur qui ne peut pas sauter. Les factures suivent le format F-ANNÉE-0001, les devis D-ANNÉE-0001 et les avoirs AV-ANNÉE-0001 : trois séries distinctes, chacune chronologique et continue, ce que la doctrine fiscale autorise quand l'activité le justifie. Notre définition de la numérotation séquentielle en dit plus.

3. Aucune conformité derrière un paiement

Le moteur de mentions, la numérotation et le figeage des documents fonctionnent sur toutes les offres, y compris l'offre gratuite. Aucune mention obligatoire n'est réservée à un abonnement.

Nos offres payantes se distinguent sur d'autres terrains, notamment sur le nombre de factures que vous pouvez émettre chaque mois et sur des outils comptables avancés. Mais pas sur le droit d'être en règle. Vous pouvez comparer les offres sur notre page tarifs.

Ce que vous avez à faire, une seule fois

Le moteur ne peut écrire que ce qu'il sait. Trois écrans de réglages suffisent, et vous n'y revenez presque jamais.

1. Renseignez votre identité légale. Rendez-vous dans vos paramètres, onglet « Informations légales ». Vous y saisissez votre « Numéro SIRET », votre « Nom commercial (Optionnel) », votre « Ville d'immatriculation RCS », votre « Capital social (€) » si vous êtes en société et votre « Numéro de TVA Intracommunautaire ». Un encart « Aperçu du pied de page légal » vous montre, dès que votre identité est renseignée, la ligne telle qu'elle s'imprimera.
2. Ajoutez votre numéro SAP. Même onglet, champ « Numéro SAP ». C'est lui qui déclenche le mode d'intervention et la clause de crédit d'impôt sur vos factures aux particuliers.
3. Déclarez votre médiateur de la consommation. Onglet « Mon activité », carte « Médiateur de la consommation » : « Nom du médiateur », « Site web du médiateur », « Adresse postale du médiateur ». La mention apparaîtra alors sur vos devis et factures destinés aux particuliers. Pour la retirer, videz les trois champs puis enregistrez.

Une précision utile : votre forme juridique est verrouillée après l'inscription. C'est elle qui commande la mention « EI », donc elle ne se modifie pas d'un clic. Si vous avez changé de statut, écrivez au support et nous nous en occupons.

Et si une information manque ?

Vous êtes prévenu pendant que vous travaillez, pas après.

Dans l'éditeur, sous le bloc « Mentions légales », un encadré discret signalé « Configuration - n'apparaît pas sur la facture » vous indique : « Des mentions légales sont absentes faute d'informations dans votre profil », suivi des champs manquants et d'un lien « Compléter mon profil ».

C'est une aide, pas un blocage. Vous voyez le trou avant votre client, ce qui est exactement le bon moment. La marche à suivre complète est détaillée dans notre guide pour comprendre les mentions injectées sur vos documents.

Ce que Prestavance ne fait pas à votre place

Nous préférons le dire clairement, parce qu'une promesse floue coûte plus cher qu'une limite annoncée.

• La mention d'escompte n'est pas désactivable. « Escompte pour paiement anticipé : néant. » s'imprime sur toutes vos factures à un client professionnel. C'est correct dans l'immense majorité des cas. Mais si vous accordez réellement un escompte pour paiement anticipé, vous devrez en préciser les conditions par un autre moyen, par exemple la note de bas de page libre.
• Nous n'écrivons aucun taux de pénalités chiffré. La loi laisse deux options : le taux de refinancement de la Banque centrale européenne majoré de 10 points de pourcentage, qui est le taux par défaut, ou un taux négocié ne pouvant descendre sous trois fois le taux d'intérêt légal (art. L. 441-10 du Code de commerce). Prestavance injecte la formulation fondée sur le taux par défaut, celui de la Banque centrale européenne majoré de 10 points. Le taux par défaut change deux fois par an : consultez service-public.fr, fiche F23211, pour connaître celui en vigueur.
• Nous ne gérons pas l'assurance décennale des artisans réglementés. Si votre activité relève d'une obligation d'assurance professionnelle avec mention sur facture, cette mention est à votre charge.
• Le numéro SIREN de votre client n'est pas encore une mention automatique. Il fera partie des nouvelles mentions liées à la facturation électronique. Pour une micro-entreprise ou une PME, l'échéance est septembre 2027, pas septembre 2026 : cette première date ne vise que les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire.

Questions fréquentes

Les mentions automatiques sont-elles réservées aux offres payantes ?

Non. Le moteur de mentions tourne sur toutes les offres, y compris l'offre gratuite. Aucune mention obligatoire n'est derrière un paiement : ce serait vous vendre le droit d'être en règle. Les offres payantes se distinguent sur d'autres points, comme le nombre de factures émises chaque mois, mais jamais sur la conformité de vos documents.

Dois-je mettre les pénalités de retard et l'indemnité de 40 € sur toutes mes factures ?

Non, et c'est l'erreur la plus fréquente. Ces mentions, ainsi que celle d'escompte, concernent les relations entre professionnels. Service-public.fr précise que l'indemnité de 40 € ne peut être réclamée qu'à un client professionnel. Face à un particulier, elles n'ont pas leur place. Prestavance regarde le type de client sélectionné et n'écrit ces lignes que face à un professionnel.

Que se passe-t-il si je change mes informations après avoir envoyé une facture ?

Rien ne bouge sur les documents déjà envoyés. Au moment de l'envoi, Prestavance fige votre profil sur la facture. Le document conserve pour toujours les mentions correspondant à votre situation le jour de son émission. Vos futures factures utiliseront vos nouvelles informations.

La mention « EI » est-elle vraiment obligatoire pour un micro-entrepreneur ?

Oui, et elle ne concerne pas que les micro-entrepreneurs : elle vise tous les entrepreneurs individuels, quel que soit leur régime fiscal. Depuis le 15 mai 2022, votre nom doit être immédiatement précédé ou suivi de « EI » ou d'« Entrepreneur individuel » sur tous vos documents professionnels. Comme elle fait partie de votre dénomination, elle doit figurer partout où votre nom apparaît, à commencer par l'en-tête. Prestavance l'écrit à ces deux endroits.

Comment savoir si une mention manque sur ma facture ?

L'éditeur vous le dit pendant que vous travaillez. Sous le bloc « Mentions légales », un encadré « Configuration - n'apparaît pas sur la facture » liste les champs manquants de votre profil et vous propose un lien « Compléter mon profil ».

Le numéro de facture est-il attribué automatiquement ?

Oui. Le Code général des impôts impose un numéro unique fondé sur une séquence chronologique et continue. Prestavance attribue le numéro au moment de l'envoi, jamais au brouillon, avec un compteur qui ne peut pas sauter de numéro.

Passez à des factures que vous n'avez plus à relire

Vous connaissez votre métier. Vous n'avez pas à connaître par cœur l'article 242 nonies A de l'annexe II du Code général des impôts.

Découvrez toutes les fonctionnalités de facturation et de devis, parcourez l'ensemble des fonctionnalités ou comparez nos tarifs. Une question précise ? Notre centre d'aide et notre blog reprennent chaque sujet en détail.

Ce qu'il faut retenir

• Les mentions obligatoires dépendent de votre profil et du type de votre client : elles ne se recopient pas d'une facture à l'autre.
• Prestavance les calcule à chaque document, et le même calcul alimente l'éditeur, le PDF et le fichier Factur-X.
• Les mentions sont figées à l'envoi : un document parti ne change plus, même si vous modifiez vos paramètres ensuite.
• Pénalités de retard, indemnité de 40 € et escompte sont réservées aux clients professionnels.
• Tout cela fonctionne sur toutes les offres, y compris l'offre gratuite.

Informations à jour au 1er mai 2026 pour notre base de connaissance interne, sources officielles consultées en août 2026. Cette page a une vocation d'information et ne remplace pas l'avis de votre expert-comptable.

Sources

• Service-public.fr, Mentions obligatoires sur une facture entre professionnels (mise à jour du 11 août 2026)
• Service-public.fr, Délais de paiement entre entreprises et pénalités de retard (taux en vigueur)
• Service-public.fr, Retard de paiement entre professionnels (mise à jour du 7 août 2026)
• Légifrance, Article L. 441-9 du Code de commerce (mentions entre professionnels, conditions d'escompte)
• Légifrance, Article L. 441-10 du Code de commerce (délais de paiement, taux des pénalités)
• Légifrance, Article D. 441-5 du Code de commerce (indemnité forfaitaire de 40 €)
• Légifrance, Article 242 nonies A de l'annexe II au Code général des impôts (mentions fiscales et numérotation)
• Légifrance, Décret n° 2022-725 du 28 avril 2022 (mention « EI », en vigueur le 15 mai 2022)
• Légifrance, Article 199 sexdecies du Code général des impôts (crédit d'impôt services à la personne)
• Légifrance, Loi Toubon n° 94-665, article 2 (langue française sur les factures)
• BOFiP, BOI-CF-INF-10-40-40 (sanctions applicables aux mentions de facturation)
• URSSAF Auto-entrepreneur, La mention obligatoire « EI »