Factures sécurisées et archivées 10 ans : la conformité sans effort

L'essentiel. Dès qu'une facture est finalisée dans Prestavance, elle est scellée : son numéro, sa date et ses informations sont figés, et la base de données refuse toute modification comme toute suppression. Chaque étape de sa vie est enregistrée avec une empreinte numérique liée à la précédente, ce qui rend toute altération détectable.

Vos factures restent ensuite disponibles dans votre espace, prêtes à être téléchargées pendant les dix ans de conservation qu'impose le Code de commerce. Vous n'avez aucun réglage à faire, aucune option à activer, et rien à payer en plus : c'est le comportement par défaut du logiciel.

Pourquoi une facture doit-elle être sécurisée ?

Une facture n'est pas un document de travail. C'est une pièce justificative comptable, et l'administration attend d'elle trois garanties, de son émission jusqu'à la fin de sa conservation (source : BOFiP) :

Ces trois garanties sont demandées à l'entreprise, donc à vous. Un logiciel ne peut pas les prendre à votre place, mais il peut faire en sorte qu'elles soient respectées sans que vous ayez à y penser. C'est exactement le rôle du scellement.

Autrement dit : si vous pouvez rouvrir une facture partie chez votre client et en changer une ligne, la garantie d'intégrité n'existe plus. Le seul moyen légal de corriger une facture émise reste l'avoir, aussi appelé facture rectificative.

Pour aller plus loin sur ce mécanisme, nous détaillons dans un article dédié comment savoir qu'une facture n'a pas été modifiée, et nous définissons précisément le scellement d'une facture dans notre glossaire.

Que fait Prestavance à votre place ?

1. Le scellement, au moment exact de la finalisation

Tant que vous travaillez, votre facture est un brouillon : vous la modifiez librement, vous la supprimez si elle ne mène nulle part. Rien n'est figé, et c'est normal.

Au moment où vous finalisez, une seule opération indivisible se déclenche. En une fois, votre facture reçoit :

• son numéro définitif, attribué par nos serveurs et jamais par votre navigateur ;
• sa date d'émission, calculée en heure de Paris ;
• une copie figée de vos informations d'entreprise : raison sociale, adresse, SIRET, régime de TVA ;
• une copie figée des informations de votre client, telles qu'elles étaient ce jour-là ;
• le détail de TVA gelé ligne par ligne ;
• une première entrée dans son journal d'événements.

Ce dernier point compte plus qu'il n'y paraît : même si vous corrigez plus tard la fiche de votre client ou l'adresse de votre entreprise, la facture émise garde la version qui figurait dessus au moment de l'envoi. C'est ce que l'administration attend d'un document définitif.

2. L'inaltérabilité, dans la base de données elle-même

C'est le point le plus important de cette page.

Dans beaucoup d'outils, une facture est « verrouillée » parce que le bouton « Modifier » disparaît de l'écran. Le document, lui, reste techniquement modifiable en coulisses.

Chez nous, la règle est écrite au niveau de la base de données :

• une facture ne peut être créée qu'à l'état de brouillon ;
• une modification n'est acceptée que si le document était un brouillon avant l'opération et le reste après ;
• la suppression par l'application est refusée sans condition. Un brouillon inutile ne peut disparaître que par un traitement serveur, qui revérifie qu'il s'agit bien d'un brouillon vous appartenant.

Ce n'est donc pas un bouton qui est masqué : c'est l'écriture qui est rejetée. La différence est invisible au quotidien, et décisive le jour où quelqu'un vous demande de prouver que vos factures n'ont pas bougé.

3. La chaîne d'empreintes, pour rendre toute altération visible

Chaque facture possède son propre journal d'événements : création, finalisation, envoi, encaissement.

À chaque nouvel événement, Prestavance calcule une empreinte numérique (une suite de caractères produite par un calcul en SHA-256) à partir du contenu de l'événement et de l'empreinte de l'événement précédent. Les empreintes de ce journal forment ainsi une chaîne.

Conséquence : modifier ou supprimer un événement passé de cette facture invalide tous les maillons suivants de son journal. L'altération ne peut pas passer inaperçue.

Trois précisions honnêtes, parce que ce sujet se prête aux promesses excessives :

• La chaîne est interne à Prestavance. Elle rend une modification détectable, elle ne fait intervenir aucun tiers extérieur, aucune autorité d'horodatage et aucune technologie de registre distribué.
• Elle relie entre eux les événements d'une même facture. Elle ne relie pas une facture à la précédente : c'est la numérotation continue et sans rupture qui remplit ce rôle, et c'est un mécanisme différent. Une facture manquante se repère à son numéro absent, pas à la chaîne.
• Chaque nuit, un contrôle automatique vérifie un échantillon aléatoire de documents, de l'ordre de 1 %. Ce n'est donc pas une vérification en temps réel de la totalité de vos factures. Si une incohérence est détectée sur une facture, notre équipe est alertée et cette facture ne peut plus être finalisée : le message « Vérification d’intégrité - contactez le support » s'affiche tant que le sujet n'est pas traité.

4. La conservation, sans manipulation de votre part

Vos factures finalisées restent dans votre espace, listées dans vos factures, et téléchargeables une par une au format PDF/A-3, la variante de PDF conçue pour l'archivage longue durée et qui sert de support à Factur-X. Ce format n'est pas une obligation légale en soi. Nous expliquons le format PDF/A-3 dans le glossaire.

Ce détail a une vraie portée juridique. La doctrine fiscale précise qu'une facture établie ou reçue sous forme électronique doit être conservée dans son format informatique d'origine, un changement de format ne permettant pas de garantir l'intégrité du contenu (source : BOFiP). Concrètement : gardez le PDF tel que Prestavance vous le remet, sans le reconvertir ni l'imprimer pour le rescanner.

Nous vous accompagnons pas à pas pour retrouver vos factures archivées au moment où vous en aurez besoin.

Dix ans ou six ans : combien de temps faut-il conserver ses factures ?

C'est la question qui revient le plus, et l'erreur la plus répandue consiste à fondre les deux délais en un seul. Il y a bien deux textes distincts, avec deux durées et deux points de départ.

La réponse pratique est donc dix ans, tout simplement parce que la durée commerciale est la plus longue et qu'elle englobe la durée fiscale (sources : service-public.fr et Légifrance). Si vous ne deviez retenir qu'un chiffre, retenez celui-là. À jour au 19 août 2026.

À noter : le statut de micro-entrepreneur ne donne droit à aucun régime allégé sur ce point. La durée est la même pour tout le monde.

Nous consacrons un article complet à la façon de conserver vos factures pendant dix ans sans y passer vos soirées.

Que ne fait pas Prestavance ?

Nous préférons être clairs plutôt que rassurants à bon compte. Trois limites méritent d'être posées noir sur blanc.

L'obligation de conservation reste la vôtre. Vos factures vivent dans votre espace et vous pouvez les télécharger à tout moment, mais c'est votre entreprise qui doit répondre de leur conservation pendant dix ans. Prenez l'habitude de télécharger vos PDF régulièrement et de les garder sur un support que vous maîtrisez.

Nous ne sommes pas un service d'archivage certifié. Nous ne revendiquons aucune certification d'archivage et nous nous gardons du vocabulaire qui laisserait croire le contraire. Ce que nous apportons est différent, et vérifiable : un document figé, une inaltérabilité imposée par la base de données, et un historique dont toute retouche est détectable. C'est ce qui donne au document sa force probante.

Votre piste d'audit fiable (PAF) reste votre affaire. La PAF, c'est l'ensemble des contrôles documentés qui relient chaque facture à la prestation réellement effectuée. La doctrine fiscale demande que ces contrôles soient décrits, présentés et expliqués par l'entreprise (source : BOFiP). Prestavance soutient cette démarche en gardant le lien traçable entre vos prestations, vos devis et vos factures, et en rendant le contenu inaltérable. Il ne s'y substitue pas.

Faut-il payer pour être en conformité ?

Le scellement, l'inaltérabilité en base, la chaîne d'empreintes et la conservation de vos documents s'appliquent à toutes les factures de tous les comptes, offre gratuite comprise.

Nous n'avons pas voulu d'un modèle où l'on vendrait la tranquillité juridique en supplément. Une facture non conforme n'a pas moins de valeur parce que son émetteur paie moins cher : elle est simplement non conforme. Ce qui distingue nos offres relève d'autres sujets, à découvrir sur la page des tarifs.

Comment commencer ?

1. Créez votre compte et renseignez les informations de votre entreprise dans vos paramètres. Elles seront figées sur chaque facture au moment du scellement, donc autant les vérifier une bonne fois.
2. Rédigez votre facture depuis la création de facture. Tant que c'est un brouillon, vous corrigez ce que vous voulez.
3. Finalisez. C'est l'instant du scellement : numéro attribué, informations figées, journal ouvert. Si un élément obligatoire manque, Prestavance vous l'indique avant et refuse de finaliser tant que ce n'est pas complet.
4. Laissez faire le PDF. Sa fabrication se poursuit en arrière-plan pendant quelques secondes. Nous expliquons pourquoi le PDF se prépare en arrière-plan et pourquoi cela ne remet jamais en cause l'émission de votre facture.

Créez votre compte gratuitement et émettez votre première facture scellée aujourd'hui. Une question avant de vous lancer ? Écrivez-nous.

Questions fréquentes

Combien de temps dois-je conserver mes factures ? Dix ans en pratique, et c'est bien la durée à retenir. Deux textes se superposent : le Code de commerce, à son article L123-22, impose de conserver les livres et registres comptables ainsi que les pièces justificatives, dont les factures clients et fournisseurs, pendant dix ans à compter de la clôture de l'exercice (source : service-public.fr). Le Livre des procédures fiscales, à son article L102 B, impose de son côté six ans à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d'établissement du document (source : Légifrance). Comme la durée commerciale est la plus longue et couvre la durée fiscale, dix ans est la réponse pratique. À jour au 19 août 2026.

Puis-je encore modifier une facture après l'avoir finalisée ? Non, et ce n'est pas un choix d'ergonomie de notre part. Dans Prestavance, une facture finalisée est scellée : la base de données refuse toute écriture dessus, et la suppression par l'application est purement et simplement impossible. Seul un brouillon reste modifiable et supprimable. Pour corriger une facture déjà émise, la voie légale est l'avoir, aussi appelé facture rectificative, que vous émettez depuis votre espace.

Comment prouver qu'une de mes factures n'a pas été modifiée ? Chaque facture possède son propre journal d'événements, et chaque événement de ce journal porte une empreinte numérique calculée en SHA-256 qui inclut l'empreinte de l'événement précédent. Modifier ou supprimer un événement passé de cette facture invalide tous les maillons suivants de son journal : l'altération devient détectable. Cette chaîne est interne à Prestavance et propre à chaque facture. Elle rend une modification visible, elle ne fait pas intervenir de tiers extérieur ni d'horodatage certifié.

La conformité est-elle réservée aux offres payantes ? Non. Le scellement, l'inaltérabilité en base, la chaîne d'empreintes du journal et la conservation de vos factures s'appliquent à tous les documents de tous les comptes, y compris l'offre gratuite. Nous considérons que la conformité n'est pas une option à vendre. Ce qui varie d'une offre à l'autre concerne d'autres sujets, comme le nombre de clients.

Que se passe-t-il si je perds l'accès à mon compte ou si je change de logiciel ? L'obligation de conservation de dix ans pèse sur votre entreprise, pas sur votre logiciel. Vos factures restent disponibles et téléchargeables dans votre espace, mais nous vous recommandons vivement de télécharger et de garder vos propres copies au fil de l'eau, sur un support que vous maîtrisez. La doctrine fiscale précise en outre qu'une facture reçue ou établie sous forme électronique doit être conservée dans son format d'origine (source : BOFiP), donc conservez bien le PDF tel qu'il vous est fourni, sans le reconvertir.

Le téléchargement de mon PDF n'est pas encore disponible. Ma facture est-elle vraiment émise ? Oui, complètement. Le scellement a déjà eu lieu au moment de la finalisation : votre facture porte déjà son numéro définitif, sa date d'émission et ses informations figées. Le PDF n'est que la mise en page d'un document qui existe déjà. Sa fabrication se poursuit en arrière-plan et vous pouvez quitter la page sans risque.

Sources

• Service-public.fr, durées de conservation des documents pour les entreprises (livres et registres comptables, pièces justificatives, factures clients et fournisseurs : 10 ans à compter de la clôture de l'exercice, art. L123-22 du Code de commerce) : https://entreprendre.service-public.gouv.fr/vosdroits/F10029
• Légifrance, article L102 B du Livre des procédures fiscales (6 ans à compter de la dernière opération mentionnée ou de la date d'établissement du document) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000041471233/
• BOFiP, BOI-CF-COM-10-10-30, délai et mode de conservation des documents (conservation dans le format informatique d'origine) : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/645-PGP.html/identifiant=BOI-CF-COM-10-10-30-20250903
• BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20, piste d'audit fiable et contrôles documentés par l'entreprise : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8865-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-20-20180207
• BOFiP, BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10, dispositions communes aux factures électroniques (authenticité de l'origine, intégrité du contenu, lisibilité) : https://bofip.impots.gouv.fr/bofip/8862-PGP.html/identifiant=BOI-TVA-DECLA-30-20-30-10-20180207
• Légifrance, article 289 du Code général des impôts (garanties exigées de la facture) : https://www.legifrance.gouv.fr/codes/article_lc/LEGIARTI000048827413
• DGFiP, facturation électronique : https://www.impots.gouv.fr/professionnel/je-decouvre-la-facturation-electronique

À jour au 19 août 2026. Les numéros d'articles du Code général des impôts sont susceptibles d'évoluer avec la recodification prévue au 1er septembre 2026. Les articles L123-22 du Code de commerce et L102 B du Livre des procédures fiscales, eux, ne sont pas concernés.